Responsable Administration projet Dori – Burkina Faso - H/F

ALIMA AU BURKINA FASO

Depuis 2015, l’escalade de la violence au Burkina Faso a entraîné une dégradation sans précédent de la situation humanitaire du pays. En juin 2023, l'évaluation humanitaire régionale de l'ONU et de ses partenaires au Sahel souligne qu'une personne sur trois a besoin d'aide et de protection au Burkina Faso, Sur les 2 789 772 de personnes déplacées internes (PDIs) du fait des conflits et des violences dans la sous-région (Burkina Faso, Mali, Niger), 74% sont au Burkina Faso. En effet, selon le Conseil national des secours d'urgence (CONASUR) au 31 mars  2023, le Burkina Faso comptait 2 062 534  PDIs soit une augmentation de 88% par rapport au 31 janvier 2021. Les régions les plus touchées sont le Sahel avec 501 961 (24,3%)le Centre-Nord avec 493 954 (23,9%), et le Nord avec 256 060 PDIS (12,4%).

Face à l’augmentation des besoins médico–nutritionnels des populations hôtes et déplacées, le consortium ALIMA/Keoogo/SOS Médecins BF a renforcé sa réponse aux urgences dans les régions du Nord (DS de Titao et Ouahigouya),du Centre-Nord (DS de Boulsa, DS Kaya, DS de Boussouma et DS de Barsalogho) et du Sahel (DS de Dori) pour : 

1. Rétablir l’accès aux soins par la réouverture de formations sanitaires fermées : ALIMA et ses partenaires appuient à la réouverture des formations sanitaires fermées en partenariat  avec les Directions Régionales de la Santé, les Équipes Cadre de District et les Collectivités Territoriales.  Dans ce cadre, ALIMA et partenaires accompagnent les  formations sanitaires  en ressources humaines, en médicaments et en matériel médico-technique. 

Le consortium appuie par ailleurs le système de références et contre-références et encourage le maintien du personnel de santé dans les zones affectées par la crise.

2.Atteindre les populations les plus vulnérables par la mise en œuvre de postes avancés /cliniques mobiles  ALIMA et ses partenaires mettent en place des postes avancés / cliniques mobiles pour apporter une prise en charge médicale, nutritionnelle et psychologique aux populations déplacées regroupées sur des sites de transit ou officiels. Les cas nécessitant une prise en charge en hospitalisation sont référés vers la formation sanitaire la plus proche.

3.Améliorer l’offre de soins à base communautaire dans les aires de santé en difficulté : ALIMA et ses partenaires appuient le renforcement de l’offre de soins à base communautaire dans les aires de santé en difficulté en lien avec les Directions Régionales de la Santé et les Équipes Cadre de District et forment également les mères d’enfants de moins de 5 ans au dépistage de la malnutrition aiguë grâce à la bandelette de Shakir, qui permet une détection précoce par la mesure du périmètre brachial.

4.Renforcer les mécanismes de réponse rapide aux urgences sanitaires : ALIMA et ses partenaires participent au mécanismes RRM à travers (i) une veille sanitaire, humanitaire et épidémiologique (ii) l’identification, la formation et le suivi de personnel médicale et de support des ONG nationales pour des interventions de réponse aux urgences (iii) l’investigation et la confirmation des alertes (iv) le déploiement d’équipe de réponse rapide sous un délai de 7 jours après confirmation de l’intervention.

En partenariat avec L’UGP-PFS, le GRET et l’ISSP, par une approche innovante le projet consiste à accompagner mais aussi à inclure les familles dans le suivi des 2 premières années de l’enfant (1 000 jours), période la plus importante de sa croissance et de son développement. Au total, 10 000 couples mères-enfants identifiés devraient bénéficier du programme sur 3 années. Ce projet, basé à Ouagadougou, s’appuie sur le programme national de filets sociaux et vise à améliorer l’état nutritionnel de ces ménages et faciliter leur accès à un paquet complet de services de santé.

LIEU DU POSTE

Dori - BURKINA FASO

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : La ou le titulaire du poste est responsable de l’application des processus RH et pourra être amené.e à faire des visites terrains. Elle ou Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée. 

TYPOLOGIE DU POSTE

Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet de Dori conformément aux obligations légales et politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds. 

Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Responsable Hiérarchique : Coordonnateur Projet

Responsable Fonctionnel : Coordinateur Finances et Coordinatrice RH

Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :

• du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays

• de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains

• du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements)

• de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives

• d’appuyer, encadrer son équipe 

1. Comptabilité 

Objectif : Le Responsable Administration est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

• Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).

• Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs) à travers le suivi des tableaux d’allocation par les bailleurs de fonds.

• Gestion des caisses, Coffre et banques de son projet

• S’assurer de l'enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

• Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
  
  

2. Gestion de la trésorerie 

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

• Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet

• Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers

• Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.

• Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse, coffre et banque du projet. 

• Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte. 
  
  

3. Gestion générale des moyens 

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

• Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

• Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

• Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

• En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.

• Tient à jour l’archivage administratif du projet.
  
  

4. Gestion budgétaire 

• Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources 

• Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources

• Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH. 

• Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap 
  
  

5. Gestion administrative du personnel 

1. Paie et cotisations sociales

• Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets

• Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique

• Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)

2. Contrats de travail et suivi

• Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets

• Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)

3. Recrutement

• Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet

• Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage

• Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)
  
  

6. Gestion qualitative du personnel 

1. Composition des équipes 

• Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles

• Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes

2. Bilans individuels 

• Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur

• S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination

• Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet 

• Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet

3. Communication interne et représentation du personnel 

• Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission

• Organise des réunions du personnel

• Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les  responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH
  
  

7. Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences
sexistes et sexuelles : 

• Participe aux formations et aux séances de sensibilisation

• Applique les standards relatifs à la prévention des abus

• Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus

• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur