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SIEGE PARIS: Assistant Administratif et Logistique-H/F

--ALIMA PARIS--

L’ESPRIT ALIMA :

La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des

actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale

universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE:

1. Le patient d’abord

2. Révolutionner la médecine humanitaire

3. Responsabilité et liberté

4. Améliorer la qualité de nos actions

5. Faire confiance

6. L’intelligence collective

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41

projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se

font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé).

Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve,

que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques

notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

L’EQUIPE ALIMA :

Plus de 1800 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination

généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 3 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège

opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA

comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins /

KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS INTERVENTIONS :

Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud.

NOS THÉMATIQUES PROJET :

Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre,

Ouverture/Fermeture.

OBJECTIF GÉNÉRAL

L’assistant(e) admin/log appuie le fonctionnement général du bureau de Paris et plus particulièrement les départements administratif, logistique et développement.

Il/elle exerce ses fonctions sous la responsabilité et l’encadrement de la coordinatrice développement basée à Paris et collabore avec les équipes basées à Paris et Dakar.

Basé à Paris, au plus près des donateurs, il assure la relation donateur en appui au département développement.

Missions principales

− Assurer le fonctionnement général du bureau de Paris (administratif et logistique) ;

− Appuyer la gestion administrative, RH et logistique en support aux équipes basées à Dakar ;

− Travailler la gestion des dossiers d’exonération de TVA, d’entrepôt sous douane et

d’obtention du carnet ATA en support au service approvisionnement de Dakar ;

− Participer à la relation donateur et appuyer l’organisation événements de collecte de fonds.

Principales tâches

Soutien au fonctionnement général du bureau de Paris (administratif et logistique)

− Accueil téléphonique et physique du bureau de Paris ;

− Gestion du courrier, factures, reçus (réception, scan, envois) ;

− Effectuer le suivi des services généraux du bureau (loyer et charges, copieurs, salles

de réunion, téléphonique, internet,) et la résolution de problématiques ponctuelles.

− Gestion des stocks/petits achats : stock et commandes de fourniture, gestion

fournisseurs, tenue de caisse.

− Appui à la logistique des déplacements et événements organisés à partir de la France.

Appui à la gestion administrative, RH et logistique en support aux équipes basées à Dakar

− Gestion des pièces administratives et comptables pour le bureau France ;

− Lien avec les administrations françaises pour l’administration RH et financière ;

− Lien avec les ambassades de pays étrangers pour les besoins en termes de visas,

enregistrement, etc;

− Collecte des éléments de paie des salariés du bureau France et transmission à Dakar

(congés payés, arrêts maladie, remboursements des frais de transport…) ;

− Classement et archivage des dossiers et contrats ;

− Gestion des colis à renvoyer sur Dakar ou sur les missions en collaboration avec

l’équipe logistique de Dakar ;

Gestion des courriers en provenance de Dakar à redistribuer en France.

Participation à la collecte de fond grand public

- Participation administrative au développement des outils de collecte à destination

des donateurs français (saisie des dons, reçus fiscaux, routage et fullfilment) ;

- Appui administratif et organisationnel aux campagnes et événements de collecte de

fonds ;

- Suivi de la relation donateur (traitement des demandes, mise à jour du CRM)

 EXPÉRIENCES ET COMPÉTENCES

Formation/Expérience

o Formation supérieure en gestion administrative, école de commerce, BTS.

o Une première expérience (stage) en entreprise ou association dans un poste similaire est un atout.

Compétences techniques

o Excellentes compétences rédactionnelles ;

o Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint) ;

Compétences comportementales

o Sens de l’organisation ;

o Dynamique, autonome, rigoureux, réactivité, force de proposition, et créatif ;

o Excellentes capacités relationnelles ;

o Capacité à travailler en équipe ;

o Intérêt pour le milieu associatif et l’action humanitaire ;

Compétences linguistiques

o La maîtrise du français (lu, écrit, parlé) est indispensable. Une bonne

compréhension et expression écrite en anglais est un atout ;

CONDITIONS

Contrat : Stage avec convention de stage

Indemnités : Indemnités stage légales française (577,5 euros nets/mois) + Remboursement 50% transport

Durée du contrat : 6 mois

Prise de poste : dès que possible

Documents à envoyer :

Pour postuler, merci de déposer en ligne votre candidature (CV & réponses aux questions) sur notre site des vacances de postes.

- Que connaissez-vous d'ALIMA et pourquoi voulez-vous y réaliser votre stage ?

- A votre avis, quelles compétences acquises dans votre formation actuelle seront utiles dans le cadre du stage proposé ?

- Que signifie pour vous assister une équipe ?

N.B.: Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons la possibilité de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une bonne candidature est retenue. Seules les candidatures complètes (CV + réponse aux questions) seront étudiées.

Date de clôture des candidatures: le 15 Juin 2019