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Responsable Logistique et Administration Projet – Équipe d’intervention Rapide (EIR) - RDC - H/F

--ALIMA--

PRÉSENTATION ALIMA

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle,
la co-construction des projets et des parcours professionnels

 


L’ESPRIT ALIMA: La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1.      Le patient d’abord

2.      Révolutionner la médecine humanitaire

3.      Responsabilité et liberté

4.      Améliorer la qualité de nos actions

5.      Faire confiance

6.      L’intelligence collective

7.      La responsabilité environnementale

SOIGNER - INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 6 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2019, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. ALIMA mène également des opérations en réponse à la pandémie covid-19 dans l’ensemble de nos missions.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie et Sénégal.

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

       Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ; 

       Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un supérieur, à un référent ou à l’adresse alert@alima.ngo   

CONTEXTE

ALIMA met en œuvre depuis août 2018 un projet de réponse contre une épidémie de la maladie à Virus Ebola dans les provinces du Nord Kivu et Ituri en RDC. L’épidémie a été déclarée fini le 25 juin 2020, mais une nouvelle épidémie a été déclarée dans la province de l’Equateur début juin.

Dans le cadre de l’intervention Ebolace projet, ALIMA assure la prise en charge des cas de MVE au sein d’une unité de PEC (CTE) en utilisant des Chambres d’urgences Bio sécurisés pour les Épidémies (CUBE) ou des unités de transit pour les cas suspects.

ALIMA assure également la référence des malades vers le CTE et accompagne les patients guéris lors de leur retour à domicile.

Dans le cadre du MEURI, ALIMA a assuré en appui au Minsa la mise sous traitement à titre compassionnel des patients confirmés Ebola des nouvelles lignes thérapeutiques : Remdesivir, Z mapp, mAb 114 et Regeneron.

Vu que Ebola est endémique en RDC, ALIMA veut positionner une équipe d’intervention rapide à Goma dans la province du Nord-Kivu afin de répondre à des alertes Ebola, assurer la veille sanitaire et maintenir les relations développées avec le Ministère de la santé au Nord Kivu et Ituri.

TYPOLOGIE DU POSTE

Le Responsable logistique et Administrateur du Projet est le garant du bon fonctionnement de toutes les activités logistiques du Projet. Il se doit d’offrir un soutien logistique aux actions d’assistance médicale selon les protocoles, les normes ALIMA et les procédures des bailleurs.

Il est également responsable de la mise en œuvre des politiques des RH dans le cadre du projet et de la gestion administrative efficace de tout le personnel travaillant pour celui-ci (national, international, régional, etc.), ainsi que du suivi de l’utilisation correcte des ressources financières.

LIEU DU POSTE :


Goma avec déplacements fréquents sur le terrain ce qui peut inclure toutes provinces en RDC

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES


Il rend compte au Coordinateur Projet (responsable hiérarchique) et au Coordinateur Logistique / Coordinateur Finances/ à la Coordinatrice RH (responsables fonctionnels)

Il encadre le personnel logistique et administratif du projet.

Il collabore avec tous les autres membres l’équipe Projet.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES


Outre le profil de poste décrit ci-dessous, le poste est basé à Goma afin d’assurer une veille sanitaire en RDC avec un focus particulier au Nord-Kivu et Ituri, sur Ebola en priorité ainsi que la rougeole et le choléra. Au besoin de pouvoir monter une réponse urgente à l’endroit désigné (zone urbaine ou rurale).

Hors intervention, il s’agit de gérer la base de Goma, collaborer avec l’équipe supply sur la gestion du stock EPREP Ebola basé à Goma, assurer des formations en matière de réponses aux urgences à des personnels du MOH désignés, remplir des gaps logistiques et administratifs dans les projets réguliers de la mission au besoin.

  1. GESTION LOGISTIQUE DU PROJET

1. Suivi de l’activité et définition des objectifs

       Décrit et analyse son activité dans son environnement :

       Compile les données quantitatives logistiques (consommations, stocks, distributions) et les analyse avant transmission au coordinateur logistique,

       Rédige la partie logistique des rapports pour son activité (sitrep mensuel),

       Identifie les acteurs locaux faisant partie de son environnement de travail : autorités locales, ONG, prestataires de services, fournisseurs. Création ou maintien des relations favorables de travail avec ces interlocuteurs.

       Avec les responsables d’activité médicaux et le coordinateur de projet, détermine les besoins pour les structures appuyées du projet en eau, hygiène et assainissement, et biens de première nécessité.

       Avec les responsables d’activité médicaux et le coordinateur de projet, détermine les besoins nouveaux, de maintenance ou d’approvisionnement pour les infrastructures médicales (énergie, éclairage, matériel, consommables) et pour les logements et bureaux de l’équipe.

       Participe à d’éventuelles missions exploratoires ou d’évaluation.

       Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs.

       Est responsable de la mise en place et respect des procédures et règles sécuritaires

2. Mise en œuvre des programmes

2.1. Secours non médicaux :

       Supervise la chaîne de traitement des déchets (collecte, tri, destruction, décharge) dans les structures soutenues en collaboration avec le responsable WASH.

       S’assure du respect des mesures biosécurités mises en places 

       Supervise l’approvisionnement en biens de première nécessité (kits) en collaboration avec le Responsable Approvisionnement.

       Veille à la mise en sécurité des installations et des bâtiments (présence d’extincteurs, mise à la terre des installations électrique, etc…) en collaboration avec le coordinateur logistique et le district sanitaire.

(Ces responsabilités comprennent les étapes de planification, mise en œuvre et supervision)

2.2. Secours médicaux :

       Sur la base des besoins définis pour les structures médicales, propose à la coordination des solutions, évalue les moyens à mettre en œuvre, établit des devis détaillés et propose un plan d’action.

       Organise et supervise les travaux décidés.

       Organise et supervise la maintenance et l’entretien des infrastructures et du matériel.

3. Gestion des ressources humaines

3.1. Composition des équipes (peut varier selon l’intervention) :

       Définit les postes nécessaires au regard de son activité et établit les profils de poste.

       Organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui du Coordinateur RH et le coordinateur Logistique).

       Organise avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.

3.2. Encadrement des équipes :

       Organise et supervise le travail des membres de son équipe.

       Anime et organise les réunions régulières de son équipe.

       Organise la circulation de l’information au sein de son équipe.

       Identifie les potentiels au sein du personnel de son activité.

       Planification des congés du staff.

3.3. Bilans individuels :

       Réalise trimestriellement les bilans individuels des superviseurs dont il a la charge et délègue la réalisation des bilans des autres personnels.

3.4. Formation continue :

       Définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet.

       Participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.

3.5. Cadre administratif et financier :

       Respecte le règlement intérieur, notamment dans l’organisation du temps de travail. Réfère ou demande conseil au responsable administration terrain si nécessaire.

       Se tient informé des codes projet et codes contrat, de leurs dates de validité et de leurs spécificités.

       Il participe à la révision budgétaire et réajuste si nécessaire les lignes budgétaires propres à la logistique.

4. Gestion des stocks

       S’assure de la mise en place des outils de gestion de stock : Tusuistesstocks

       Centralise et contrôle les inventaires mensuels.

       Effectue des contrôles physiques des stocks.

       Suit et analyse les consommations de nourriture, de carburant et des consommables courants (chlore, produits d’hygiène, kit patient, papeterie).

       En lien avec le Responsable Approvisionnement, il assure et contrôle la qualité du stockage dans les entrepôts.

       S'assure de la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock, en mettant en place des outils de contrôle.

       Surveille étroitement les dates de péremption des biens stockés.

       S’assure que les waybills et les documents de transport de projet sont élaborés précisément.

       Assure le suivi des donations (matériel logistique et médical), de l’établissement et de l’archivage des certificats de dons.

5. Commandes et approvisionnement

       Assure le respect des procédures d’achat sur le terrain et de la signature des contrats cadres

       Centralise les commandes de son projet et établit les commandes de consommables selon le suivi de consommation et la fréquence d’approvisionnement et les transmet au Responsable Approvisionnement.

       Valide les devis et les commandes de matériels pour les chantiers.

       Centralise toutes les demandes pour les activités médicales et les transmet au Responsable Approvisionnement.

       Assure la supervision et le contrôle des prévisionnels d’achat des terrains.

       Il s'assurera de la disponibilité de la liste des prix fournisseurs auprès du superviseur log supply.

       En relation avec le superviseur Approvisionnement

        · fait le suivi des envois,

        · donne un ordre de priorité dans l’approvisionnement,

        · assure la réception des commandes sur les terrains,

        · assure le suivi des reliquats.

6. Parc automobile du projet

       S'assure que les services standards des véhicules loués sont exécutés, ainsi que les contrôles journaliers et hebdomadaires par les locataires.

       S’assure du pointage de l’utilisation des véhicules loués.

       S’assure de consommations rationnelles pour tous les véhicules, Générateurs et équipement motorisés.

       Assure la gestion du stock mécanique (pièces détachées, consommables, stock de carburant).

       Met en place la planification hebdomadaire et journalière de l’utilisation des véhicules.

       Contrôle les déplacements effectués par les engins.

7. Base de vie et bureau

       Participe à l’amélioration du cadre de travail et de vie des maisons et bureaux.

       S’assure de la sécurité des lieux occupés.

       Sur la base des besoins définis, propose à la coordination des solutions, évalue les moyens à mettre en œuvre, établit des devis détaillés et propose un plan d’action.

       Organise et encadre les travaux décidés.

       Organise et encadre la maintenance et l’entretien des infrastructures et du matériel.

       Organise l’utilisation et l'entretien des générateurs et autres équipements.

8. Gestion des équipements

       Met en place et actualise l’outil de gestion des équipements : Marmota.

       Envoi mensuellement le Marmota

       Veille au bon fonctionnement des équipements et à leur bonne utilisation : communication, informatiques, bureautique…

       Définit les besoins en équipement

9. Sécurité

(Responsabilité partagée avec le Coordinateur de projet)

       Participe à la création ou à la maintenance d’un réseau local d’interlocuteurs permettant d’expliquer notre action et de recueillir des informations concernant la sécurité de la population et des équipes du Projet.

       Met en œuvre les mesures de sécurité.

       Partage les informations avec l’équipe et le coordinateur de projet.

       Représente le Projet auprès de certains interlocuteurs sur délégation du coordinateur de projet.

       Participe à la mise à jour du guide sécurité et à l’élaboration du plan d’évacuation et à l’analyse des risques.

       S’assure que les règles pratiques de sécurité sont connues (briefings) et appliquées par les membres de l’équipe.

       Est responsable du matériel lié à la sécurité (malle sécu, matériel d’identification).

GESTION RESSOURCES HUMAINES DU PROJET

   Conseiller le coordinateur du projet pour la mise en place (organigramme) et conjointement avec le coordinateur des RH, mettre à jour l’organigramme de projet et les descriptions de postes

   En étroite coordination avec le coordinateur du projet et le coordinateur des RH, calculer les besoins opérationnels des RH et le budget correspondant afin d’assurer efficacement le dimensionnement nécessaire et les capacités de la mission et faciliter le suivi budgétaire.

     Se charger de l’embauche, effectuer les modifications et gérer les formalités de résiliation du contrat pour les employés au niveau des projets, conformément aux lois locales du travail, l’archivage et la mise à jour des dossiers individuels des employés, en les informant sur leurs droits et en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.

    Aider le coordinateur du projet, et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs dans l’élaboration de la planification des congés annuels et des mouvements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d’assurer leur disponibilité pour les activités du projet.

    Superviser/effectuer les procédures de paiement, faire en sorte que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement entrées dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance de salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.

     Sous la supervision de la coordinatrice des RH, assurer le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’éqité en interne, les ajustements du coût de la vie et l’application adéquate des conditions d’emploi au sein des sites du projet.

    En étroite coordination avec la coordinatrice des RH, apporter un soutien aux responsables de ligne de projets dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des résultats du personnel et l’identification de potentiel, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux résultats finaux d’objectifs de mission.

    En coordination étroite avec la coordinatrice des RH, planifier et superviser les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel placé sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances demandées

  En collaboration avec le coordinateur de projet, apporter son soutien aux responsables hiérarchiques dans l’application des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active des employés et l’engagement ALIMA.

    En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, appliquer les procédures administratives présentes dans tout Protocole d’entente (PE) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, ministère de la Santé, etc.) et ALIMA.

     En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les conflits de travail qui pourraient surgir au cours du projet.

     Veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet (national, international, régional, visites, etc.) soit dûment informé et/ou intégré.

     Responsable de tous les déplacements et/ou hébergement du personnel au cours du projet.


GESTION FINANCIÈRE DU PROJET

1. Comptabilité

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

       Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).

       Suivi des allocations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).

       Gestion des caisses et banques de son projet

       Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

       Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

2. Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

       Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet.

       Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle

       Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

3. Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

       Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

       Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

       Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

       En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.

       Tient à jour l’archivage administratif du projet.

4. Gestion budgétaire

Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.

       Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources.

       Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Projet, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds.

       Mise à jour et Analyse, en lien avec le Coordinateur Projet, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.

AUTRES

       Assure toute l’information des RH, administrative et financière relative au projet (Homère et clôture mensuelle SAGA, rapports de situation, etc.)

COMPETENCES

       Diplôme d’étude supérieures (minimum BAC+2) en finance, gestion (d'entreprise, RH) ou administration souhaitable

EXPERIENCES

      

         Expérience professionnelle essentielle d’au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires ;

       Une expérience souhaitable dans des pays en développement avec ALIMA ou d’autres ONG serait un atout ;

CONNAISSANCES EN LANGUES

       La maîtrise de la langue française, langue de la mission est obligatoire

AUTRES CONNAISSANCES

•   Connaissances en informatique essentielles (Word, Excel et Internet) ;

•       Connaissance des Logiciel RH et financier ALIMA est souhaitable (Homère, SAGA) ;

•       Connaissance en gestion et développement du Personnel ;

•       Adhésion aux principes d’ALIMA ;

•       Souplesse de comportement ;

•       Résultats et sens de la qualité ;

•       Travail d’équipe et coopération ;

•       Souplesse de comportement ;

•       Résultats et sens de la qualité ;

•       Travail d’équipe et coopération ;

CONDITIONS


Durée et type de contrat : CDD de 6 mois an avec possibilité de renouvellement 

Prise de poste : Janvier 2021

Salaire : Selon grille salariale ALIMA + expérience + perdiem.

ALIMA prend en charge :

       Logement commun pris en charge par ALIMA

       Perdiem journalier selon la politique des perdiem ALIMA du pays et proportionnellement à la présence de l’expatrié dans le pays de mission

       Assurance santé pris en charge par ALIMA pour lui et ses ayants droit.

       Billets d’avion pour les Breaks tous les 3 mois pour les contrats au-delà de 9 mois.

       Déplacement interne assuré par l’employeur.

DOCUMENTS À ENVOYER

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le 05/01/2021.

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.

ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.

Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.