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Responsable d’Administration Projet Santé Nutrition Haut Lomami RDC – H/F

--ALIMA--

PRÉSENTATION ALIMA

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle, la co-construction des projets et des parcours professionnels


L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

    1.      Le patient d’abord

    2.      Révolutionner la médecine humanitaire

    3.      Responsabilité et liberté

    4.      Améliorer la qualité de nos actions

    5.      Faire confiance

    6.      L’intelligence collective

    7.     La responsabilité environnementale

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 6 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2019, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

L'ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie, Sénégal.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, ...

CONTEXTE

Les programmes ALIMA en RDC

ALIMA intervient en République Démocratique du Congo depuis août 2011 dans deux domaines relatifs à son expertise : la nutrition et la lutte contre les maladies épidémiques (choléra, rougeole et paludisme). Pour l’ensemble de ses programmes, ALIMA travaille en étroite collaboration avec les autorités sanitaires et administratives congolaises.

A partir de 2013, ALIMA a décidé de concentrer l’ensemble de ses activités sur la lutte contre les maladies épidémiques, en développant un projet de Réponse aux Urgences en Santé et WASH (RUSH) spécifique aux épidémies de rougeole, de paludisme et de choléra. Il s’agit d’équipes d’intervention rapide pluridisciplinaires permettant de renforcer le système de surveillance, augmenter les capacités d’évaluation rapide et assurer la réponse aux urgences en fournissant des soins de santé et des services WASH.

En 2015 ALIMA, toujours à travers ses projets RUSH, a répondu à l’importante flambée épidémique de rougeole fin 2015 dans l’ex-province du Katanga. ALIMA a participé, en coordination avec les autorités et les autres partenaires présents dans la zone, à la riposte vaccinale d’urgence. Ainsi, entre août 2015 et janvier 2016, plus de 285 000 enfants de 6 mois à 10 ans ont été vaccinés contre la rougeole.

En 2016, ALIMA poursuit ses mêmes activités à travers le volet du projet RUSH dans l’ex-Katanga. Quatre interventions ont été menées et ont ainsi permis de prendre en charge 1 400 cas de choléra, plus de 800 cas de rougeole, plus de 30 000 cas de paludisme et de vacciner contre la rougeole plus de 149 000 enfants.  L’année 2016 a été également marquée par une recrudescence des cas de choléra à l’échelle du pays. ALIMA a donc lancé une riposte choléra dans les provinces du Maniema, de la Tshopo et de la Mongala dès novembre 2016.

De janvier à juillet 2017, ALIMA a mené également un projet d’accès aux soins de santé primaire dans la Zone de Santé d’Opienge (province de la Tshopo) pour les populations hôtes et les personnes déplacées par les conflits plus à l’Est. ALIMA a par ailleurs répondu à l’épidémie d’Ebola qui s’est déclarée en mai 2017 dans la province du Bas-Uélé en RDC. Enfin ALIMA a apporté plusieurs réponses aux flambées de choléra à travers le pays dans le Lomami, le Haut Lomami, le Kasaï et la région de Kinshasa. La mission RDC a aussi la spécificité d’avoir un projet de prise en charge des VBG.

De mai à juillet 2018, ALIMA a apporté une réponse urgente à l’épidémie EBOLA dans la province de l’Equateur.

Situation actuelle :

Aujourd’hui, ALIMA a deux axes principaux d’intervention : 

       Réponses aux épidémies et interventions d’urgence 

Depuis 2018, ALIMA mène également un projet de réponse médico-nutritionnelle d’urgence dans la zone de santé de Kamwesha, dans la Province du Kasaï, visant à réduire la morbidité et la mortalité liées à la malnutrition aigüe et aux maladies de l’enfance chez les enfants de moins de 5 ans. ALIMA ayant également un volet de Recherche, elle y a intégré un projet de recherche innovant (OptiMa) visant à simplifier le traitement de la malnutrition aiguë. Ce projet a pris fin au mois d’octobre 2020.

Depuis août 2018 et jusqu’au mois de juin 2020, nos équipes ont participé à la riposte contre l’épidémie d’Ebola, en prenant notamment en charge les malades dans les Centres de Transit et les Centres de Traitement Ebola de Beni, Katwa et Mambasa, dans les provinces du Nord-Kivu et de l’Ituri. ALIMA intervient également dans la 11ème épidémie de la maladie à Virus Ebola, déclarée le 01 juin 2020 dans la Province de l’Equateur. Son appui se concentre sur la gestion de Centres de Transit et Centres de Traitement Ebola mais également sur la surveillance à base communautaire et la sensibilisation. 

Forte de cette expérience en gestion des épidémies sur le territoire, ALIMA a commencé, dès avril 2020, à appuyer le Ministère de la Santé dans la réponse à la COVID-19. Avec la fin de l’épidémie d’Ebola dans le Nord-Kivu et l’Ituri, les structures dédiées à la prise en charge d’Ebola sont devenues essentielles dans la lutte contre le nouveau virus. À Beni (Nord-Kivu), tout en continuant à soutenir des activités de santé primaire, nos équipes se sont mobilisés pour lutter contre la COVID-19. Entre fin avril et septembre 2020, ALIMA est aussi intervenue dans les Cliniques Universitaires de Kinshasa, la capitale du pays concentrant à elle seule 90 % des cas de COVID-19. 50 lits ont été ajoutés au dispositif existant pour apporter des soins aux patients suspects et confirmés dans un état sévère ou critique. Au mois de septembre 2020, au vu de l’évolution de la situation sanitaire, ALIMA a étendu son appui à 3 Centres de Santé.

       Assistance sanitaire et nutritionnelle

Depuis 2019, ALIMA mène un projet d’accès aux soins primaires, combinant une approche intégrée en santé, nutrition et protection, afin de réduire la morbidité et la mortalité au sein de la population. Il s’agit notamment de fournir des soins de santé primaires aux populations et d’assurer la prise en charge médicale des victimes de violences sexuelles. Ce projet s’est terminé à la fin du mois d’octobre. Enfin, en 2021, ALIMA va débuter un nouveau projet d’une durée de 3 ans, dans la zone de santé de Kamina, dans la province du Haut-Lomami, visant à réduire la morbidité et la mortalité liées à la malnutrition aigüe, particulièrement chez les enfants de moins de 5 ans

LIEU DU POSTE: Kamina, Province du Haut Lomami, RDC

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Supérieur hiérarchique : Coordonnateur Projet KAMINA, RDC

Référent technique : Le Coordinateur Financier et La Coordinatrice RH, basés à Kinshasa

Personnel sous sa responsabilité hiérarchique : Les assistants Administrateurs et le personnel de Maison

Il (elle) collabore avec l’ensemble de l’équipe de la Coordination du Projet

MISSION PRINCIPALE

Le Responsable de l’Administration du Projet est responsable de la mise en œuvre des politiques des RH dans le cadre du projet et de la gestion administrative efficace de tout le personnel travaillant pour celui-ci (national, international, régional, etc.), ainsi que du suivi de l’utilisation correcte des ressources financières.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

GESTION RESSOURCES HUMAINES DU PROJET

 Conseiller le coordinateur du projet pour la mise en place (organigramme) et conjointement avec le coordinateur des RH, mettre à jour l’organigramme de projet et les descriptions de postes 

 En étroite coordination avec le coordinateur du projet et le coordinateur des RH, calculer les besoins opérationnels des RH et le budget correspondant afin d’assurer efficacement le dimensionnement nécessaire et les capacités de la mission et faciliter le suivi budgétaire.

  Se charger de l’embauche, effectuer les modifications et gérer les formalités de résiliation du contrat pour les employés au niveau des projets, conformément aux lois locales du travail, l’archivage et la mise à jour des dossiers individuels des employés, en les informant sur leurs droits et en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.

  Aider le coordinateur du projet, et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs dans l’élaboration de la planification des congés annuels et des mouvements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d’assurer leur disponibilité pour les activités du projet.

 Superviser/effectuer les procédures de paiement, faire en sorte que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement entrées dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance de salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.

    Sous la supervision de la coordinatrice des RH, assurer le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’équité en interne, les ajustements du coût de la vie et l’application adéquate des conditions d’emploi au sein des sites du projet.

  En étroite coordination avec la coordinatrice des RH, apporter un soutien aux responsables de ligne de projets dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des résultats du personnel et l’identification de potentiel, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux résultats finaux d’objectifs de mission.

   En coordination étroite avec la coordinatrice des RH, planifier et superviser les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel placé sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances demandées 

 En collaboration avec le coordinateur de projet, apporter son soutien aux responsables hiérarchiques dans l’application des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active des employés et l’engagement ALIMA.

  En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, appliquer les procédures administratives présentes dans tout Protocole d’entente (PE) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, ministère de la Santé, etc.) et ALIMA. 

   En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les conflits de travail qui pourraient surgir au cours du projet.

    Veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet (national, international, régional, visites, etc.) soit dûment informé et/ou intégré.

    Responsable de tous les déplacements et/ou hébergement du personnel au cours du projet.

GESTION FINANCIÈRE DU PROJET

1. Comptabilité

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

 

  Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).

    Suivi des allocations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).

    Gestion des caisses et banques de son projet 

    Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

     Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

2. Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

       Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet.

       Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle 

       Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

3. Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

       Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

       Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

       Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

    En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées. 

       Tient à jour l’archivage administratif du projet.

4. Gestion budgétaire

Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.

       Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources.

    Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Projet, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds.

      Mise à jour et Analyse, en lien avec le Coordinateur Projet, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH

AUTRES

       Assure toute l’information des RH, administrative et financière relative au projet (Homère et clôture mensuelle SAGA, rapports de situation, etc.)

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ


Niveau 2 :La ou le titulaire du poste est responsable de l’application de processus RH et pourra être amené. e à faire des visites terrain. Elle. Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

 COMPETENCES

Niveau d’étude

       Diplôme d’étude supérieures (minimum BAC+2) en finance, gestion (d'entreprise, RH) ou administration souhaitable

EXPERIENCES

       Expérience professionnelle essentielle d’au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires ;

       Une expérience souhaitable dans des pays en développement avec ALIMA ou d’autres ONG serait un atout ; 

CONNAISSANCES EN LANGUES

       La maîtrise de la langue française, langue de la mission est obligatoire

AUTRES CONNAISSANCES


  •    Connaissances en informatique essentielles (Word, Excel et Internet) ;

•      Connaissance des Logiciel RH et financier ALIMA est souhaitable (Homère, SAGA) ;

•       Connaissance en gestion et développement du Personnel ;

•       Adhésion aux principes d’ALIMA ;

•       Souplesse de comportement ;

•       Résultats et sens de la qualité ;

•       Travail d’équipe et coopération ;

•       Souplesse de comportement ;

•       Résultats et sens de la qualité ;

•       Travail d’équipe et coopération ;

CONDITIONS

 

Durée et type de contrat : CDD de 6 mois an avec possibilité de renouvellement 

Prise de poste : Janvier 2021

Salaire : Selon grille salariale ALIMA + expérience + perdiem.

ALIMA prend en charge :

       Logement commun pris en charge par ALIMA

       Perdiem journalier selon la politique des perdiem ALIMA du pays et proportionnellement à la présence de l’expatrié dans le pays de mission

       Assurance santé pris en charge par ALIMA pour lui et ses ayants droit.

       Billets d’avion pour les Breaks tous les 3 mois pour les contrats au-delà de 9 mois.

       Déplacement interne assuré par l’employeur.


DOCUMENTS A ENVOYER

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le 18/01/2021

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.

ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.

Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.