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Office Manager/Chargé(e) des services généraux

Dakar, Sénégal

Mission principale 

Par délégation du Directeur Général Adjoint, l’Office Manager contribue à assurer le bon fonctionnement du siège de Dakar et le bon déroulement des activités de support aux missions. Elle / il assure le quotidien du siège et le suivi des divers projets qui participent à son évolution spatiale et au cadre de travail en général.

Elle/Il rend compte directement au Directeur Général Adjoint et collabore avec tous les autres services du siège ALIMA.

Elle/il est l’interface entre l’organisation et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, fournisseurs, etc.), et entre la direction générale et le personnel. 

 

La mission du Office Manager/Chargé(e) des Services Généraux est double : permettre à l’équipe de s’épanouir en travaillant dans d’excellentes conditions et réaliser des missions administratives et organisationnelles pour assister la direction générale.

Responsabilités

  1. Assurer le support quotidien aux salariés :
    -Avec l’équipe de gardiens, accueille, accompagne et informe les personnes travaillant et visitant le siège de Dakar,

    -Supervision et suivi de l’équipe de nettoyage et de gardiennage, (évaluations, suivi quotidien, gestion des tâches…)

    -Participe à la bonne diffusion de la communication interne des règlements, procédures et conditions de travail,

    -Veille à ce que les locaux soient propres et accueillant.


  2. Suivi de la bonne application administrative et opérationnelle des contrats de prestation relevant de son périmètre :
    -Suivi et contrôle des prestataires et sous-traitants,

    -Met en place une bonne gestion des locaux (nettoyage, gestion du mobilier, entretien et réparation) et de la guest house et des contrats qui y sont rattachés,

    -Organise et facilite les réunions, séminaires et formations ayant lieu sur le siège et à Dakar en assurant l’intendance,

    -Respect et application des procédures selon les prestations (demande d’achat, de prix, appel d’offre, contrat cadre, etc.).

  3. Gestion des achats (fournitures, mobiliers, matériels et consommables) relevant de son périmètre d’intervention : 
    -Effectue les demandes de devis,

    -Assure les achats de biens et services en concordance avec les seuils de la procédure d’achat, le tout avec l’appui et l’expertise du service approvisionnement de Dakar,

    -Établit les cahiers des charges techniques lors d’appels d’offre avec l’appui et l’expertise du service approvisionnement de Dakar,

    -Met à jour la liste des fournisseurs et des prix relevant de son champ d’intervention,

    -Informe les demandeurs de l’état d’avancement du traitement de leurs commandes,

    -Assure le suivi, le contrôle, la conformité et l’enregistrement des items achetés,

    -Suit les équipements dont la valeur implique une gestion spécifique.

  4. Assure la gestion et la maintenance des équipements techniques :
    -Informatique en lien avec prestataire IT4Life,

    -Climatisations ;

    -Energie (électrique et solaire) ;

    -Autres.

  5. Contribue au fonctionnement souple du service et à son amélioration :
    -Assure le respect, le maintien et l’amélioration des procédures ;

    -Étudie et met en œuvre toute les solutions matérielles et fonctionnelles améliorant l’activité du service et son efficience ;

    -Assure la rédaction du rapport d’activités selon la périodicité définie ; 

  6. Assurer la gestion du bureau de Dakar et de la maison de passage ALIMA :
    -Bail de location et relation avec l’agence de location, abonnement divers (eau, électricité, internet, télé.) et petite maintenance ;
    -Gestion du staff en charge de de l’entretien et du ménage, achat de matériel et des consommables nécessaires ;
    -Respect et suivi du règlement interne de ces locaux auprès des gens venant s’y installer, ou y travailler ;
    -Préparation et suivi du budget annuel affecté à cette maison ; 

La liste des tâches n’est pas exhaustive. La/le Chargé (e) des Services Généraux pourra être amené(e) à exercer d’autres tâches en fonction des besoins.

Expériences et qualités

1. Formations :

    -Bac + 3 ou plus, en logistique et/ou gestion administrative.

2. Expérience:

    -Une année d’expérience sur un poste similaire.

       -Expérience dans la gestion des services généraux est un      plus. 

3. Compétences techniques:

    -Excellente maîtrise des outils informatiques, Google Suite est un plus


    -Bonne capacité rédactionnelle, 

4. Compétences linguistiques : 
    -La maîtrise (écrit et oral) du français et du wolof est indispensable,          l’anglais est un plus.

5. Qualités requises/compétences comportementales 

        -Proactivité, autonomie et créativité,

        -Positivité et empathie,

        -Capacité d’analyse et sens critique,

        -Organisation, rigueur et planification,

        -Capacité d’adaptation, diplomatie et patience,

        -Capacité d’écoute importante,

        -Respect de la confidentialité et discrétion,
    

        -Bonnes connaissances du tissu local et capacité de négociation,

        -Sens du service et du travail bien fait,

        -Flexibilité, agilité et ingéniosité.

Conditions

1. Durée et type de contrat : CDD de droit sénégalais de 6 mois renouvelables avec possibilité d’évolution vers un CDI.

2. Prise de poste : dès que possible 

3. Salaire:

Grille de salaire siège Dakar - Salaire net s'élevant à XXXX (selon la situation familiale).


4. Niveau:5.1 (salaire Brut de 781 696F CFA)

5. ALIMA prend en charge :

-Cinq semaines de congés payés par an ;

-Couverture santé complémentaire et évacuation prises en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droit ;

 -Participation aux frais de scolarité pour les enfants de 2 à 18 ans selon la politique extracontractuelle d’ALIMA en vigueur

6. Documents à envoyer : Pour postuler, merci de déposer en ligne votre candidature (CV & Lettre de motivation).

N.B. : Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons la possibilité de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une bonne candidature est retenue. Seules les candidatures complètes (CV + LM) seront étudiées.