/

Dossier d’appel d’offres Sélection d’un prestataire pour la mise en place d’un système de gestion des engagements de dépenses, achats et flux logistiques sur Odoo

--ALIMA--

I - Contexte et périmètre du projet
1-   Contexte

ALIMA (The Alliance for International Medical Action) est une Organisation Non Gouvernementale Internationale qui a pour mission de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, notamment dans des contextes d’urgence, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. ALIMA agit avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 7 millions de patients.

ALIMA déploie ses opérations (~1900 employés) dans 12 pays d’Afrique (Guinée, Mali, Cameroun, Burkina Faso, Niger, Nigéria, Tchad, République Centrafricaine, République démocratique du Congo, Soudan du Sud et Mauritanie, Sénégal). Le siège social de l’organisation est situé à Paris (France) et le siège opérationnel qui regroupe l’ensemble des fonctions de support aux opérations est basé à Dakar, au Sénégal (~100 personnes).

ALIMA utilise Odoo depuis 2017, principalement le module de comptabilité au sein de la Direction Administrative et Finances, le module de CRM au sein de la Direction Développement pour la gestion des donateurs de l’ONG, et le module recrutements au sein de la Direction Ressources Humaines. L’outil est aujourd’hui utilisé par une trentaine de collaborateurs.

ALIMA souhaite continuer le déploiement de Odoo pour couvrir ses processus d’approvisionnement : engagements de dépenses, achats, transport, gestion des stocks et distribution. Un projet a été initié en 2019 au sein de la Direction Opérations Logistique pour digitaliser ces processus avec les modules achats et inventaires de Odoo ; des développements ont été effectués mais pour diverses raisons, (entre autres un besoin insuffisamment détaillé et des manquements dans la conduite de projet), le projet n’est pas passé en production.

La stratégie d’ALIMA est de continuer de se développer autour d’un outil Odoo intégré. D’autres usages de Odoo sont envisagés à moyen-terme, notamment sur la gestion des ressources humaines, la paie, la gestion budgétaire.

Le présent appel d’offre est lancé dans le cadre d’une consultation d’acteurs sur le marché, en vue de sélectionner une offre de prestation de service. A l’issue du processus de sélection, ALIMA choisira l’offre qu’elle jugera la meilleure eu égard à ses besoins et attentes.

2-   Périmètre du projet et du cahier des charges

ALIMA souhaite se doter d’un système unique et intégré pour couvrir les besoins du département logistique et à terme les interactions avec les autres départements (finance, RH...). Les processus logistiques actuels, éprouvés depuis des années, reposent essentiellement sur des traitements de demandes manuelles avec des formulaires papier et des suivis sur Excel.  Une revue des procédures du département a été effectuée fin 2020 et l’objectif principal du projet est de digitaliser et dématérialiser ces processus sur Odoo. Un fichier détaillé des spécifications fonctionnelles est fourni en annexe 2 de ce document

2-1 Processus inclus dans le présent projet :

Ce projet, piloté par la Direction Opérationnelle Logistique d’ALIMA, vise à digitaliser en priorité les processus suivants du département logistique, détaillés dans la suite du document :

-        A> Budgets et plans d’approvisionnements

-        B> Processus d’engagement de dépenses

-        C> Gestion des commandes, et des flux logistiques liés aux achats de biens

-        D> Inventaire, gestion des équipements

-        E> Gestion du parc automobile

-        F> Pilotage, tableaux de bords

2-2 Exclu du projet :

Les flux et activités métiers suivants sont exclus du cadre du présent projet. ALIMA envisage cependant de les digitaliser et les intégrer à Odoo dans des projets séparés :

-        Comptabilité

-        Suivi budgétaire

-        RH : gestion des employés, gestion de la paie.

II- Calendrier de réalisation de la mission

Note: les étapes du calendrier sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’évoluer,

Invitation et Publication de l’Appel d’Offres

08/07/2021

Clarification des questions des soumissionnaires

Du 12/07 au 30/07/2021

Réception des offres / deadline

27/08/2021 - 18h00 GMT

Dépouillement et évaluation des offres

du 02/09 au 30/09/2021

Notification aux soumissionnaires (refus ou préqualification)

du 01/10 au 05/10/2021

Échanges et démonstrations avec les prestataires préqualifiés

du 11/10/21 au 11/12/21

Evaluation et choix du prestataire retenu

du 13/12 au 17/12/21

Notification au prestataire retenu et projet de contractualisation

du 20/12 au 24/12/21

Démarrage de la mission

A partir du 10/01/2022

III- Modalité de remise des offres

Pour recevoir le dossier complet, merci de contacter ALIMA à l’adresse suivante : erplog@alima.ngo. Le dossier sera composé :

-        du Cahier des charges narratif et cadre de réponse du Prestataire

-        des annexes

-        du draft de contrat de prestation entre Alima et le Prestataire qui sera retenu.

Le dossier de soumission doit être envoyé à l’attention de l’ONG ALIMA aux adresses email suivantes : erplog@alima.ngo et supply@alima.ngo et ce au plus tard le 27/08/2021 à 18h00 GMT