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DOSSIER D’APPEL D’OFFRES OUVERT Référence: 21/011/ALIHQDKR/AIRE Sélection d’un.e Consultant.e international.e spécialisé.e en maintenance biomédicale pour le projet AIRE dans 4 pays (Mali, Burkina Faso, Niger et Guinée)

--ALIMA--

1.     Présentation d’ALIMA     

ALIMA est une Organisation Non Gouvernementale Internationale qui a pour mission de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, notamment dans des contextes d’urgence, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. ALIMA agit avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle et de notre environnement.

Le siège social de l’organisation est localisé à Paris, en France où elle est enregistrée comme association de loi de 1901. Une équipe d’une dizaine de personnes y est employée. ALIMA est également enregistrée au Royaume-Unis, en Australie et aux États-Unis où se trouve un petit bureau dédié à la collecte de fonds. Le siège opérationnel d’ALIMA qui regroupe l’ensemble des fonctions de support aux opérations est basé à Dakar, au Sénégal.

Pour améliorer la réponse humanitaire, ALIMA et ses partenaires mènent des projets de recherches opérationnelles et cliniques, dans le domaine notamment de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques, la santé maternelle, la santé primaire, la pédiatrie, le paludisme, les hospitalisations, les urgences, les violences basées sur le genre.

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 7 millions de patients. ALIMA déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique : Sénégal, Burkina Faso, Guinée, Mali, Niger, Mauritanie, République Démocratique du Congo, Tchad, Nigeria, Cameroun, République Centrafricaine, Soudan du Sud. C’est ainsi que plus d’une quarantaine de projets de réponse médicale humanitaire aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté y sont développés. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé).

Notre CHARTE :

-        Le Patient d’abord

-        Révolutionner la médecine humanitaire

-        Responsabilité et liberté

-        Améliorer la qualité de nos actions

-        Faire confiance

-        L’intelligence collective

-        La responsabilité environnementale

En 2019, l’ONG ALIMA comptait un total de 1920 employé.e. s à temps plein répartis comme suit pour la mise en œuvre de ses activités :

        97 employé.e.s pour le siège réparti.e.s entre Dakar, Abuja et Paris

        1823 employé.e.s déployés sur le terrain, dans les différents pays, dont 165 expatrié.e.s et 1658 staffs nationaux.ales. 

2.     Présentation du projet AIRE

Malgré les progrès réalisés dans la gestion de la santé infantile dans le monde, en 2017, 5,4 millions d'enfants sont morts avant leurcinquième anniversaire. Les principales causes de décès dans le monde restent la pneumonie (24 %), la diarrhée (15 %) et le paludisme (9 %), la malnutrition étant un facteur sous-jacent important lié à environ la moitié des décès chez les enfants âgés de 1 à 59 mois.

Une mauvaise identification des cas graves au niveau des centres de santé primaire (CSP) et leur non-référence vers les hôpitaux de référence sont des facteurs contribuant à des niveaux élevés de mortalité infantile en Afrique de l'Ouest. Cela signifie que les enfants atteints de maladies graves (paludisme, pneumonie ou d'autres maladies) sont parfois mal diagnostiqués au niveau des CSP dans le contexte ouest-africain, ce qui empêche leur référence, pourtant nécessaire, vers les hôpitaux augmentant ainsi leur risque de décès faute d’une prise en charge adaptée.

L’hypoxémie, qui est une diminution de la concentration d’oxygène dans le sang, est une complication potentiellement mortelle de nombreuses maladies graves. Les oxymètres de pouls (OPs) sont des outils qui permettent de mesurer la saturation d’oxygène dans le sang et ainsi de détecter les cas d’hypoxémie. Ils pourraient donc aider à réduire la mortalité infantile permettant de diagnostiquer et de surveiller efficacement les enfants présentant une hypoxémie. Ces outils sont déjà utilisés au niveau des hôpitaux en Afrique mais leur utilisation au niveau des CSP n'est pas encore effective.

Le projet AIRE (Améliorer l’identification des détresses respiratoires chez les enfants) vise à remédier le manque d'outils de détection de l'hypoxémie adaptés aux CSP, à l'insuffisance des connaissances sur la meilleure façon d'opérationnaliser les OP dans la PCIME[1] et à améliorer la gestion des cas graves dans ce contexte.

Le projet AIRE vise ainsi à intégrer l’utilisation des OPs à la consultation PCIME dans deux districts sanitaires de chacun de quatre pays d’Afrique de l’Ouest : Burkina Faso, Guinée, Mali et Niger, avec un total de 202 CSP et 8 hôpitaux de référence identifiés. Les districts sanitaires d’intervention sont : Dédougou et Boromo au Burkina Faso ; Matoto et Télimélé en Guinée ; Dioila et Markala au Mali et Niamey IV et Dosso au Niger.

Entre janvier 2020 et septembre 2022, AIRE sera mis en œuvre par ALIMA, en partenariat avec Solthis, Terre des hommes (Tdh), l’Inserm. ALIMA est l’ONG leader du consortium et mettra en œuvre le projet en Guinée et dans un district au Mali. Tdh mènera les activités au Burkina Faso et dans le deuxième district du projet au Mali. Dans les districts de mise en œuvre de Tdh, l’oxymètre de pouls sera intégré au projet IeDA (PCIME électronique), préalablement mis en œuvre par l’ONG. Solthis mettra en œuvre le projet AIRE au Niger.

Les objectifs du projet AIRE sont les suivants :

 

Objectif global

 

Réduire la mortalité néonatale et infantile

Objectif spécifique 1

Les districts d’intervention sont équipés et utilisent les oxymètres de pouls pendant les consultations pédiatriques en CSP et les communautés sont mieux informées et motivées pour obtenir des soins en temps opportun

Objectif spécifique 2

Les éléments probants du projet sont produits par la mise en œuvre d’une approche de recherche et d’évaluation à plusieurs volets – y compris des méthodes mixtes pour la mise en œuvre et l’évaluation du processus d’introduction des OP aux directives de la PCIME, une analyse du contexte de mise en œuvre et des conséquences/effets de l’intervention incluant une analyse des coûts de mise en œuvre.

Objectif spécifique 3

Les pays du projet adoptent et sont prêts à utiliser les OP à grande échelle, et la diffusion des données probantes génère un engagement régional en faveur de l’intégration des OP au niveau des CSP dans les pays d’Afrique de l’Ouest

3.     Justification et objectif de la mission

L’objectif spécifique 1 du projet inclut un appui en matériels médicaux aux structures sanitaires du projet dans les 4 pays: au niveau des centres de santé primaire, il s’agira essentiellement d’oxymètres de pouls; au niveau des structures de référence (2 hôpitaux par pays) soit 8 au total, il s’agira d’oxymètres de pouls, d’extracteurs d’oxygène, de répartiteurs d’oxygène, d'aspirateurs, de nébuliseurs, etc. Tous ces appareils nécessitent une maintenance régulière.

ALIMA souhaite sélectionner un.e consultant.e international.e biomédical.e pour appuyer la mise en place d’un système de maintenance des équipements médicaux dans les structures sanitaires des 4 pays de mise en œuvre du projet AIRE.

Les objectifs de la consultance sont:

>       Faire un état des lieux des capacités organisationnelles et techniques biomédicales (compétences biomédicales des techniciens, moyens techniques et logistiques de l’activité biomédicale, état des infrastructures, interactions avec/reconnaissance par les services utilisateurs et administratifs, tissu économique et institutionnel biomédical local (contacts de prestataires de maintenance biomédicale ? filière de formation ? association professionnelle biomédicale locale ? etc.),

>       Assurer en présentiel le renforcement des capacités des techniciens biomédicaux identifiés en gestion des technologies médicales, maintenance biomédicale des équipements médicaux acquis dans le cadre du projet,(éventuellement envisager l’engagement ponctuel d’un formateur local qui pourrait intervenir en binôme avec le formateur du consultant.

>       Mettre en place des outils (supports papier) de gestion et suivi de l’activité biomédicale et former les personnes concernées à leur utilisation (en lien avec les procédures ALIMA). Cela inclut l’élaboration de plan et protocoles de maintenance des équipements techniques, et biomédicaux concernés, la planification et organisation des opérations de maintenance préventive et curative ;

4.     Description de la mission

Le/la consultant-e sera chargé-e de : 

       Conseiller et appuyer l’équipe de coordination du projet sur la maintenance des équipements médicaux. A ce titre, il/elle formulera des orientations et recommandations à l’équipe de coordination du projet pour faciliter le mise en place d’un système de maintenance des équipements dans les 4 pays du projet ; 

       Assurer l’identification  des personnes à former avec l’aide des équipes pays dans chacun des 4 pays du projet,

       Effectuer les formations au moment des donations des concentrateurs d’oxygène.

       Mettre en place des outils de suivi pour assurer la maintenance tout au long du projet.

Le/la consultant-e travaillera  en étroite collaboration avec l’équipe de coordination du projet ainsi que les 4 pays. Il/elle organisera avec l’appui de l’équipe de coordination les formations en présentiel dans les 4 pays. L’organisation des missions dans les 4 pays est sous la responsabilité du/de la consultant-e.

Le présent appel d’offre est lancé dans le cadre d’une consultation ouverte d’acteurs sur le marché, en vue de sélectionner des offres de prestation de service. A l’issue du processus de sélection, ALIMA choisira les offres qu’elle jugera meilleures eu égard à ses besoins et attentes.

5.     Durée de la mission

La mission est prévue pour environ 25 jours et sera consacrée à :

       Identification des personnes à former avec les équipes pays

       Formations dans les 4 pays

       L’appui aux pays dans l’élaboration d’indicateurs de suivi

6.     Résultats attendus

A l’issue de la mission, il est attendu du/de la consultant.e les résultats suivants:

 Des orientations et recommandations sont formulées à l’endroit de l’équipe de coordination du projet sur la surveillance de la maintenance

  Élaborer un plan directeur de la maintenance ;

  Rédiger ou faire rédiger des protocoles de maintenance des équipements

  Développement d’indicateurs de suivi

7.     Profil du/de la consultant.e

Expériences 

       Expérience réussie d’au moins 5 ans comme technicien polyvalent biomédical

       Expérience de gestion de projet si possible médicaux

       Expérience dans le domaine de l’oxygène

Qualités du candidat 

       Rigueur professionnelle

       Calme, excellente gestion du stress et du  sang froid

       Très bonnes capacités de communication et d’écoute

       Expérience en gestion d’équipe et supervision

       Capacité d’adaptation

       Excellente capacité de compréhension et respect des procédures médicales

8.     Documents à fournir

A la lumière des attentes présentées dans les termes de référence, il est attendu des soumissionnaires à la présente consultance, la proposition d’une offre couvrant les exigences définies par ALIMA.

A cet effet, les soumissionnaires sont invités à fournir :

-    Un CV actualisé de 3-4 pages maximum mettant en exergue l’expertise dans le domaine du courtage et transfert de connaissances en santé

-   Une proposition technique de 4 pages maximum, interligne simple décrivant la compréhension de la mission, la stratégie de travail envisagée pour atteindre les objectifs de la mission et le chronogramme de travail

-    Une proposition financière en FCFA ou en Euros

9.     Processus de sélection

Le processus de sélection se déroulera selon les phases suivantes :

   Phase 1 : Vérification de la complétude des dossiers des soumissionnaires.

  Phase 2 : Dépouillement et évaluation des offres techniques et financières selon les critères d’évaluation énoncés dans le point 10 ci-dessous.

   Phase 3 : Pré qualification des soumissionnaires ayant obtenu les meilleures évaluations qui seront autorisés à poursuivre le processus de sélection.

   Phase 4 : Définition par ALIMA d’un programme de travail qui permettra de réaliser des entretiens approfondis avec chacun des soumissionnaires préqualifiés pour :

       S’accorder sur la stratégie et la méthodologie

       Négocier éventuellement des aspects financiers

  Phase 5 : Qualification du soumissionnaire retenu. A ce niveau, la commission siègera en dernier ressort, en fonction des conclusions de la phase 3 pour faire le choix du/de la consultant(e).

10.  Evaluation des offres 

Un comité de sélection constitué en interne de cadres de différents services d’ALIMA sera responsabilisé dans la conduite du processus de sélection du prestataire.

10.1 Critères de l’évaluation administrative

Lors du dépouillement des offres reçues, il y aura une évaluation administrative des dossiers. L’objectif est de vérifier la conformité des dossiers par rapport à la liste de documents demandés ci-dessous.     

10.1.1 Composition du dossier

1.  La lettre de manifestation d’intérêt (Annexe 1) qui tiendra lieu d’acte d’engagement à exécuter la mission selon les règles de l’art et en conformité avec les TDR et un CV actualisé de 3-4 pages maximum.

2. Une documentation fiscale et administrative à jour : Registre du Commerce, Numéro d'Identification Nationale des Entreprises et des Associations.

3.   Une offre technique séparée

4.   Une offre financière exhaustive séparée

Les dossiers ne comportant pas ces documents seront exclus de la suite des évaluations. 

10.2 Critères de l’évaluation technique

Les offres techniques des prestataires se verront attribuer des notes sur la base d’une série de critères pondérés :

1.     Offre Technique : 70% de la note finale.

2.     Offre financière : 30% de la note finale.

10.3 Evaluation de l’offre financière

Les offres devront énumérer tous les coûts de la prestation. Les coûts de toutes les activités décrites dans la proposition technique doivent apparaître séparément. Il est supposé que les activités décrites dans la proposition et pour lesquelles aucun coût n’a été mentionné sont inclus dans le coût des autres activités.

Les montants devront être exprimés en FCFA de l’Afrique de l’Ouest (XOF) ou en Euros.

11.  Calendrier de réalisation de la mission

Invitation à soumettre à l'AO restreint

29/03/2021

Clarification questions soumissionnaires

Du 29/03 au 09/04/2021

Clôture de la réception des offres

16/04/2021 à 17h 00 GMT

Dépouillement et évaluation des offres

Le 19/04/2021

Notification aux soumissionnaires (refus /prestataires préqualifiés)

A partir du 20/04/2021

Contractualisation, briefing et début de la mission

A partir du 26/04/2021


[1] La PCIME est la prise en charge intégrée des maladies de l’enfant. Les OPs seront inclus au guide de la PCIME. 

1.     Modalités de remise des offres

Le dossier de soumission doit être envoyé à l’attention de ONG ALIMA à l’adresse email suivante : biomed.aire@alima.ngoet supply@alima.ngo ce au plus tard le 16/04/2021 à 17h00 GMT

Annexes :

Annexe 1 : Lettre manifestation d'intérêt disponible sur demande aux adresses indiquées plus haut.