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Responsable d’Administration Projet – Tous Pays – H/F

--ALIMA--

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle, la co-construction des projets et des parcours professionnels


LIEU DU POSTE : Pays de missions d’ALIMA

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES


Supérieur hiérarchique : Coordonnateur Projet

Référent technique : Le Coordinateur Financier et La Coordinatrice RH

Personnel sous sa responsabilité hiérarchique : Les assistants Administrateurs et le personnel de Maison

Il (elle) collabore avec l’ensemble de l’équipe de la Coordination du Projet

MISSION PRINCIPALE

Le Responsable de l’Administration du Projet est responsable de la mise en œuvre des politiques des RH dans le cadre du projet et de la gestion administrative efficace de tout le personnel travaillant pour celui-ci (national, international, régional, etc.), ainsi que du suivi de l’utilisation correcte des ressources financières.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

 
GESTION RESSOURCES HUMAINES DU PROJET

 Conseiller le coordinateur du projet pour la mise en place (organigramme) et conjointement avec le coordinateur des RH, mettre à jour l’organigramme de projet et les descriptions de postes 

 En étroite coordination avec le coordinateur du projet et le coordinateur des RH, calculer les besoins opérationnels des RH et le budget correspondant afin d’assurer efficacement le dimensionnement nécessaire et les capacités de la mission et faciliter le suivi budgétaire.

 Se charger de l’embauche, effectuer les modifications et gérer les formalités de résiliation du contrat pour les employés au niveau des projets, conformément aux lois locales du travail, l’archivage et la mise à jour des dossiers individuels des employés, en les informant sur leurs droits et en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.

 Aider le coordinateur du projet, et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs dans l’élaboration de la planification des congés annuels et des mouvements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d’assurer leur disponibilité pour les activités du projet.

 Superviser/effectuer les procédures de paiement, faire en sorte que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement entrées dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance de salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.

   Sous la supervision de la coordinatrice des RH, assurer le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’équité en interne, les ajustements du coût de la vie et l’application adéquate des conditions d’emploi au sein des sites du projet.

  En étroite coordination avec la coordinatrice des RH, apporter un soutien aux responsables de ligne de projets dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des résultats du personnel et l’identification de potentiel, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux résultats finaux d’objectifs de mission.

   En coordination étroite avec la coordinatrice des RH, planifier et superviser les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel placé sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances demandées 

 En collaboration avec le coordinateur de projet, apporter son soutien aux responsables hiérarchiques dans l’application des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active des employés et l’engagement ALIMA.

  En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, appliquer les procédures administratives présentes dans tout Protocole d’entente (PE) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, ministère de la Santé, etc.) et ALIMA. 

   En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les conflits de travail qui pourraient surgir au cours du projet.

    Veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet (national, international, régional, visites, etc.) soit dûment informé et/ou intégré.

    Responsable de tous les déplacements et/ou hébergement du personnel au cours du projet.

 

GESTION FINANCIÈRE DU PROJET

1. Comptabilité

Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.

     Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).

       Suivi des allocations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs).

       Gestion des caisses et banques de son projet 

       Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.

       Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

2. Gestion de la trésorerie

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

       Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet.

       Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle 

       Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

3. Gestion générale des moyens

Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.

       Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).

       Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.

       Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).

    En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées. 

       Tient à jour l’archivage administratif du projet.

4. Gestion budgétaire

Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.

      Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources.

   Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Projet, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds.

     Mise à jour et Analyse, en lien avec le Coordinateur Projet, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH

AUTRES

      Assure toute l’information des RH, administrative et financière relative au projet (Homère et clôture mensuelle SAGA, rapports de situation, etc.)

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ


Niveau 3 : La ou le titulaire du poste est responsable de l’application de processus RH et pourra être amené.e à faire des visites terrain. Elle. Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

 COMPETENCES

Niveau d’étude

       Diplôme d’étude supérieures (minimum BAC+2) en finance, gestion (d'entreprise, RH) ou administration souhaitable

EXPERIENCES

       Expérience professionnelle essentielle d’au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires ;

       Une expérience souhaitable dans des pays en développement avec ALIMA ou d’autres ONG serait un atout ; 

CONNAISSANCES EN LANGUES

       La maîtrise de la langue française, langue de la mission est obligatoire

AUTRES CONNAISSANCES

•       Connaissances en informatique essentielles (Word, Excel et Internet) ;

•       Connaissance des Logiciel RH et financier ALIMA est souhaitable (Homère, SAGA) ;

•       Connaissance en gestion et développement du Personnel ;

•       Adhésion aux principes d’ALIMA ;

•       Souplesse de comportement ;

•       Résultats et sens de la qualité ;

•       Travail d’équipe et coopération ;

•       Souplesse de comportement ;

•       Résultats et sens de la qualité ;

•       Travail d’équipe et coopération ;

CONDITIONS

 

Durée et type de contrat : CDD de 6 mois avec possibilité de renouvellement 

Prise de poste : Immédiatement

Salaire : Selon grille salariale ALIMA + expérience + perdiem.

ALIMA prend en charge :

       Logement commun pris en charge par ALIMA

       Perdiem journalier selon la politique des perdiem ALIMA du pays et proportionnellement à la présence de l’expatrié dans le pays de mission

       Assurance santé pris en charge par ALIMA pour lui et ses ayants droit.

       Billets d’avion pour les Breaks tous les 3 mois pour les contrats au-delà de 9 mois.

       Déplacement interne assuré par l’employeur.

DOCUMENTS A ENVOYER

  • Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation en ligne avant le 06/09/2021

     

    Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.

    ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.

    Seules les candidatures complètes (CV en format PDF + Lettre de Motivation) seront étudiées.

    Les candidatures féminines sont fortement encouragées.