/

Supply Officer

--ALIMA-SENEGAL--

Par délégation du responsable du service approvisionnement de Dakar, le Supp Officer contribue à assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des activités d’approvisionnement, que ce soit la gestion des commandes, la gestion des achats, la gestion de fret, le tout dans le respect des normes et procédures d’approvisionnement d’ALIMA.

Responsabilités principales

  • Assurer une gestion efficiente de l'approvisionnement dans le respect des procédures mise en place, proposer des ajustements si nécessaires.

  • Planifier et assurer les activités quotidiennes de l'approvisionnement du siège.

  • Maitriser les procédures, bailleurs en fonctions du type d'approvisionnement et assurer la bonne application.

  • Apporter de nouvelles idées et propositions pour améliorer et animer une chaîne d'approvisionnement efficace et innovante au service des opérations humanitaires et à la hauteur des ambitions d'ALIMA.

  • Assurer les contacts avec les fournisseurs/prestataires de service, évaluer les marchés, récolter et traiter les données (prix, qualité, fiabilité, disponibilité...) pour mise à jour de la base de données fournisseurs.

  • Apporter du support technique aux missions sur les questions d'approvisionnement en international.

  • Assurer la gestion des outils de suivi des flux d'approvisionnement et garantir la cohérence des données d'approvisionnement traitées.

  • Contribuer à la mise en oeuver et à l'utilisation efficiente des outils standards de gestion de la chaîne d'approvisionnement.

  • Assuer l'archivage et de la correspondance et/ou cohérence entre différentes documents d'approvisionnement.

  • Assurer une communication fluide avec tous les services, les desks, les missions ALIMA et tous les autres acteurs interagissants dans la chaîne d'approvisionnement.

Communication et reporting

  •  Contribue à la rédaction du rapport d’activités selon la périodicité définie.

  • Met en place un système de communication avec les missions pour la collecte des données.

Objectifs spécifiques

  • Assure la gestion et le suivi des commandes dédiées aux missions dont les achats sont faits à l’international par le service de Dakar : encodage, demande des prix, suivi des validations de commande auprès des différentes personnes habilitées, suivi des achats et des livraisons et ce selon le niveau de priorité défini par les missions en accord avec le Service Approvisionnement du siège.

  • Réceptionne les factures liées aux achats, vérifie la cohérence avec les commandes relatives, les faits valider et suit les paiements des fournisseurs.

  • Consolide et développe les dossiers fournisseurs (listes de fournisseurs, listes de prix).

  • Participe aux réunions avec les interlocuteurs approvisionnement (fournisseurs, transitaires, douanes, etc.).

  • Assure l’archivage des documents d’approvisionnement.

  • Assure la gestion des commandes des missions ALIMA traitées par le siège : réceptionne les commandes émises depuis les missions, s’assure des validations des différents responsables et budget holder, assure l’achat et leur expédition sur terrain.

  • Il suit les reliquats et tient à jour le fichier de suivi des commandes, informe régulièrement les missions sur l’évolution du traitement de leurs commandes.

  • Assure la bonne exécution des expéditions jusqu’aux missions en terme de délais, conditions de transport et présence de tous les documents nécessaires à l’acheminement et à l’entrée des items dans les missions -cargo manifest, BL, air waybill, packing lists, certificats de don, d’analyse, fiche de sécurité, accusé de réception, et tout autre document requis.

  • Communique avec les missions sur les différentes contraintes liées à l’approvisionnement.

Expériences et commpétences

1. Formations :

    • Bac + 3.

    • Formation en gestion de l’approvisionnement ou similaire ou 1 an d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement.

2. Expériences :

    • Expérience dans la gestion des approvisionnements d’un programme humanitaire.

    • Bonne maîtrise des outils informatiques.

    • 1 année minimum d’expérience est requise à un poste similaire.

         3. Qualités du candidat :

    • Capacité d’autonomie.

    • Capacité d’analyse et sens critique.

    •  Sens de l’organisation et rigueur.

    •  Capacité d’adaptation, diplomatie et patience.

    • Capacité d’écoute importante.

    •  Capacité à travailler en équipe.

    • Capacité à travailler sous pression.

4. Langues :

    • La maîtrise (écrit et oral) du français est indispensable, l’anglais est un plus.

Conditions

Durée du contrat 7 mois à compter du 01 Juin 2019

CDD : 100% siège opérationnel de Dakar

Prise de poste : Dès que possible