/

Appel d'Offre: Termes de Référence Finance et Approvisionnement du Manuel d'Implémentation du Projet AIRE

--ALIMA--

L’ESPRIT ALIMA : 
La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :
1.     Le patient d’abord
2.     Révolutionner la médecine humanitaire
3.     Responsabilité et liberté
4.     Améliorer la qualité de nos actions
5.     Faire confiance
6.     L’intelligence collective

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

NOS THÉMATIQUES PROJET :

Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre.

I/ Contexte

Le projet AIRE (Amélioration de l’Identification des détresses Respiratoires de l’Enfant) est financé par UNITAID pour l’utilisation des Oxymètres de Pouls dans les centres de santé communautaires et hôpitaux districts de 4 pays d’Afrique de l’Ouest (Guinée, Mali, Burkina Faso et Niger) pour un montant global de 15 millions USD allant de 2019 à 2022.

Ce projet pilote à grande échelle en partenariat avec Solthis, Terre des Hommes et Inserm est destiné à accompagner les structures sanitaires dans la mise en place des Oxymètres de Pouls et contribuer ainsi efficacement à la réduction de la mortalité des enfants de 0 à 5 ans.

Dans le cadre de l’organisation du consortium, un manuel d’implémentation doit être mis en place afin de rassembler et d’harmoniser les différentes procédures qui seront applicables durant la mise en œuvre du projet AIRE par ALIMA et ses partenaires. Ce manuel servira de guide d’implémentation au niveau global en détaillant la politique de gouvernance et le fonctionnement du consortium et au niveau technique en couvrant les aspects financiers, d'approvisionnement et de Suivi-Évaluation.

La responsabilité programmatique et financière de ce projet comprend l’obligation de faire des rapports annuels fiables à UNITAID, rapports qui donneront le compte rendu financier de l’utilisation des fonds reçus, le niveau d’avancement du programme ainsi que les résultats atteints au regard du plan de travail et de sa définition initiale.

Dans le but de permettre à ALIMA d’assumer pleinement ses responsabilités dans la gestion de ce projet en consortium avec ses partenaires (SOLTHIS, TDH et INSERM) et de faciliter le transfert des capacités aux ministères de la santé des pays bénéficiaires, ALIMA Lance un appel à concurrence pour recruter un consultant dont les missions sont détaillées ci-après. 

II/ Mission du consultant

  1. Objectif Général

Apporter un appui technique pour la mise en place des procédures d'approvisionnement et financières.

  1. Objectifs Spécifiques et résultats attendus des aspects financiers

  1. Contrôle Comptabilité

ALIMA assure la mise en commun des procédures et les visites terrain.

Mission du consultant :

       Écriture d’une première version du chapitre sur base des procédures d’ALIMA et des principes d’UNITAID.

       Appui sur les processus de contrôle dans le contexte d’un consortium et sur base de l’assessment d’ALIMA et des risques soulevés.

  1. Trésorerie

ALIMA assure la gestion des tranches entre partenaires et la gestion de la sécurisation des fonds. ALIMA assure la détermination des délais des transferts de fonds aux partenaires dans les temps.

Mission du consultant :

       Appui technique sur la sécurisation des fonds

       Appui sur les expériences de la gestion du cash (Autres moyens de paiements dans le cadre de la gestion d’un consortium)

  1. Budget

ALIMA assure la mise en place du Suivi Budgétaire, le rapportage avec les partenaires, le contrôle de la maîtrise du budget et la revue budgétaire annuel.

Mission du consultant :

       Appui sur l’aspect de contrôle budgétaire dans le contexte d’un consortium

  1. Paiements

Dans le cadre de gestion des paiements fournisseurs, ALIMA diffuse le tableau des Validations des Engagements (TVE)

Mission du consultant :

       Appui sur les limites de cet outils et propositions complémentaires

  1. Management of Risks & Wrongdoing

ALIMA prend en charge la rédaction finale de la politique de gestion des abus.

Mission du consultant :

       Appui global sur l’anticipation de ces risques dans le cas de la gestion de ce consortium et base de l'assessment d’Unitaid sur ALIMA

f. Gestion des Fraudes et Corruption

Dans le cadre du système de prévention et détection et le système de gestion des cas ALIMA prend en charge l’écriture du chapitre sur base de la politique anti-fraude module de formation et outil ALIMA (whistleblowing système d’Alima)

Mission du consultant :

       Appui sur le renfort des aspects de détection dans le cas du consortium.

       Conseil sur un système de gestion de cas : rapport d’enquête, système de plainte

  1. Objectifs Spécifiques et résultats attendus des aspects approvisionnement

a. Approvisionnement international appareils et consommables médicaux

ALIMA, dans le respect des normes d’approvisionnement d’UNICEF (PS MoU signé, Plan d’approvisionnement validé par UNITAID) s’assure de la répartition des commandes par nature (Cold chain, DGR, logistique...) pour faciliter le processus de dédouanement et la réception dans les pays.

ALIMA valide le plan de distribution des partenaires et du MoH en accord avec le plan d'approvisionnement.

Mission du consultant :

       Définir la conduite à tenir en cas de risque (retard de livraison...)

b. Réceptions des items au port d’entrée

ALIMA assure le processus de dédouanement dans le pays et met les produits à la disposition de MoH via son système national de distribution et harmonise les différents accords-cadres des pays bénéficiaires et des partenaires en adéquation avec le projet.

Mission du consultant :

       Établir les directives en cas de manquements.

c. Stockage

ALIMA s’assure de l’adéquation des modalités de stockage et de gestion à tous les niveaux du réseau de santé du MoH récipiendaire.

Mission Consultant :

        Déterminer les stratégies d’optimisation à différents niveaux.

d. Distribution

Alima s’assure que l’information de la disponibilité des items du projet est parvenue jusqu’à l’utilisateur final et s’assure que le système de requête vers le niveau central du MoH est adéquat, traçable et puisse accuser réception.

Mission du consultant :

 Proposer le circuit adéquat de transmission de l’information.

e. Gestion des équipements durables

Les équipements durables du projet sont identifiés et enregistrés selon les procédures ALIMA. Leur maintenance est assurée selon les modalités constructeur, vulgarisées et rendu accessible à leur gestionnaire sur la base des procédures ALIMA

Mission du consultant :

S’assurer de l’adéquation des procédures ALIMA avec celle d’UNITAID

III/ Durée de la consultance

La durée totale ne doit pas excéder 15 jours.

IV/Profil du consultant

Volet Finance :

Expertise en implémentation et création du système de contrôle interne dans le cadre d’un consortium.

Expérience en Assurance et gestion des risques

Expérience en création de procédures financières pour des projets d’ONGs

Expérience en création de procédures pour consortium

Expérience avec Unitaid ou d’autres bailleurs de fond

Expérience en audit désiré

Expérience avec des ONGs médicales est désirée

Volet approvisionnement :

Supply chain management expert

Extensive expérience on international supply chain management.

Expertise en gestion des risques lié à l’approvisionnement

Extensive experience on international transport, INCOTERMS and freight forwarding.

Expertise on supply SOP’s assessment.

Expertise en gestion des stocks.

V/ Présentation de la soumission

Les documents doivent être rédigée en Français doit être soumise par courriel et comprenant séparément une proposition technique et une offre financière. Chaque proposition doit porter la mention ; « Proposition de services pour l’élaboration du manuel de procédures finances et approvisionnement »

VI/ Contenu des propositions

1.        Proposition technique : La proposition technique doit être présentée de manière concise et structurée mais non limitative :

        Description du consultant/ et ou Cabinet de consultance

Fournir une brève description en précisant son domaine d’intervention, ses expériences récentes des projets similaires, y compris l’expérience avec d’autres organisations. Vous devez fournir également les informations utiles qui faciliteront l’évaluation quant aux qualifications et compétences, la capacité financière et administrative du consultant à fournir les services demandés.

        Approche, méthodologie, calendrier et résultats attendus

Décrire de manière compréhensible la méthodologie à suivre, votre compréhension de la mission, le résultat attendu et le calendrier d’exécution de la mission.

2.        Proposition financière

        La proposition financière doit être en euro.

La proposition financière doit couvrir tous les services à rendre et doit préciser ce qui suit :

        Le taux fixe par personne et par jour en détaillant les honoraires ;

       Le montant détaillé, tout compris, pour les déplacements et les frais connexes

        Autres coûts le cas échéant en indiquant leur nature et leur composition ;

        Le résumé par rubriques et sous rubriques du coût total proposé.

VII/     Évaluation de la soumission

Une procédure en deux étapes sera utilisée pour l’évaluation des soumissions ; l’évaluation de la proposition technique ayant lieu avant que la proposition financière ne soit ouverte, analysée et comparée. Seules les propositions financières des consultants ayant proposé une offre technique satisfaisante seront considérées. La note totale attribuée aux offres techniques et financières est de 150 points répartis comme suit :

       Offre technique : 120 points

o   Expertise du consultant ainsi que son expérience et sa capacité dans le domaine particulier de rédaction de procédures avec les preuves de travaux exécutés : 35 points

o   L’approche méthodologique et la compréhension de la mission : 50 points

o   Les qualifications et les compétences spécifiques du consultant : 35 points

       Offre financière :    30 points

Si la proposition technique obtient une note de 90 points au moins, la proposition sera évaluée en tenant compte de la moyenne de toutes les offres techniques retenues et de l’offre la moins disante.

Il faut noter que le (les) contrat de consultance ne sera (seront) attribué(es) qu’à la soumission qui sera le plus en adéquation et répondant le mieux aux exigences de ALIMA en matière de sélection de services de consultants.

VIII/    Date et lieu de dépôt des soumissions

Les soumissions seront déposées en ligne à l’adresse wore.taokreo@alima.ngo en mettant en copie thomas.bounameaux@alima.ngo au plus tard le 20 octobre 2019.

Dès réception, le cahier de charges de relatif vous sera transmis.

Pour tous renseignements complémentaires, veuillez-vous adresser à: marine.vignon@alima.ngo